Usaha di dunia nyata dan dunia maya (melalui internet dan website) sebenarnya mempunyai kemiripan, namun ada pula perbedaan mendasar. Katakanlah kita ingin jualan buku. Bila melakukan bisnis buku di dunia nyata, kita harus menyewa ruko, bayar biaya keamanan, listrik dan telepon, keluar tenaga lebih untuk aktivitas dalam ataupun luar toko. Akibatnya secara mendasar membutuhkan investasi besar. Belum lagi potensi resiko yang akan dihadapi sewaktu-waktu jika ruko tersebut terbakar ataupun kemalingan. Maka hilanglah semua modal yang ada dalam ruko.

Berbeda jika kita jual buku tersebut melalui dunia maya. Kita cukup menyediakan website, internet, telepon dan segelas kopi serta makanan ringan untuk berjualan, serta mayoritas aktivitas tanpa harus meninggalkan tempat duduk. Jadi, secara mendasar, modal yang dikeluarkan cukup kecil.

Tapi bagaimana jika data-data tersebut hilang? Setiap server tempat menyimpan data-data jualan biasanya mempunyai offsite/mirror backup. Sehingga cukup meminta untuk restore backup, toko kita online lagi. Cukup simpel kan?

Bila kita bicara potensi pengguna internet, data-data dari APJII (Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia) dan Internet World Stats cukup mencengangkan. Pengguna internet Indonesia di tahun 2000 cuma 2 juta pengguna (user) saja, sedangkan data terakhir tahun 2008, pengguna internet Indonesia sudah mencapai 25 juta. Peningkatan sebanyak 1.150 persen dari jumlah penduduk Indonesia yang saat ini sudah mencapai 230 juta (menurut Badan Statistik Indonesia). Sedangkan pengguna internet dunia adalah 1.463.632.361 user. Bilangan yang cukup berpotensi.

Bila kita mengacu kepada pola pendidikan saat ini, institusi pendidikan sudah mengenalkan internet sejak SD dan SMP. Pemerintah sendiri memacu user internet dengan mengakui adanya komunitas Blogger Indonesia, menekan biaya internet kepada para penyelenggara jasa internet untuk menurunkan harga dan kegiatan-kegiatan teknologi informasi lainnya. Jadi, bagaimanakah kondisi user internet Indonesia dan dunia di tahun 2012, 2015 dan seterusnya? Bakal dasyat!

Oleh pengguna, mayoritas internet itu sendiri biasanya digunakan untuk browsing, chatting, email, download, searching, dan ber-social networking. Padahal, internet bisa digunakan untuk kepentingan bisnis, marketing, public relation, branding dan sharing (blogging). Maka, salah satu tujuan dari seminar e-commerce yang dihadiri oleh lebih dari 500 peserta yang terdiri dari mahasiswa/i UNUD, STIKOM, LP3I dan kalangan umum , adalah untuk membuka mata akan potensi internet.

Dekan Fakultas Ekonomi Udayana, Prof. Dr. I Wayan Ramantha SE., MM., Ak., CPA menegaskan bahwa bidang e-commerce ini sangat penting untuk dipelajari oleh mahasiswanya. Diharapkan, e-commerce mampu membuat mahasiswa mempunyai motivasi diri menggunakannya sebagai media untuk menjadi wirausahawan. Mengingat, banyak lulusan Universitas rata-rata menganggur dan sedikit sekali yang telah bekerja untuk perusahaan.

Ramantha juga mengingatkan bahwa pemerintah telah mengucurkan dana Rp 8 juta per mahasiswa untuk merangsang kegiatan berbasiskan wirausaha. Jadi, e-commerce ini adalah sebagian dari motivasi diri agar mampu memunculkan wirausahawan dari kampus.

Setelah memaparkan potensi dan arah e-commerce tersebut, selanjutnya adalah memahami e-commerce itu sendiri. Bagaimana definisi dan implementasinya dalam dunia wirausaha. E-commerce itu sendiri adalah kegiatan perdagangan yang dilakukan secara elektronik, utamanya melalui komputer dan internet serta media elektronik lainnya. Unsur utama penyediaan e-commerce adalah adanya produk untuk dijual, koneksi internet, komputer, website, email, sistem administrasi dan akutansi, bank dan jasa ekspedisi.

Varietas perdagangan yang menggunakan e-commerce tidak melulu produk, menjual jasa juga bisa menggunakan konsep ini. Transaksi bisnis e-commerce mayoritas dilaksanakan langsung melalui internet. Antara penjual dan pembeli tidak harus kontak fisik/tatap muka dalam menyelesaikan transaksi bisnis tersebut. Sehingga e-commerce memudahkan semua pihak dan memiliki segmentasi pasar nan luas, seluruh dunia.

Contoh website yang menggunakan basis e-commerce adalah : www.fastncheap.com, http://toko.baliwae.com, www.balichemist.com, www.wiwahasouvenir.com, dll. Basis implementasi e-commerce bagi wirausahawan itu sendiri adalah sebagai berikut :

• Mempunyai produk untuk dijual.
• Mempunyai moralitas dan motivasi diri : jujur, positif, sabar, komprehensif, rasional, energik, visi dan misi.
• Harus mempunyai infrastruktur internet, komputer dan website (gratis/berbayar).
• Manajemen administrasi dan akutansi : punya metode pembayaran melalui bank, paypal, western union, dll, sistem purchase order, invoicing, receipt dan good accounting.
• Mempunyai strategi Customer Support. Berguna untuk proses transaksi dan layanan after sales.
• Manajemen Quality Control, Packing dan Ekpedisi. Untuk kontrol kualitas produk, pengemasan dan pengiriman kepada pembeli.
• Mempunyai strategi Internet Marketing (IM). Berguna untuk marketing, public relation dan branding.
• Mempunyai jiwa spiritual dan sosial.

Dalam penyediaan website dan metode pembayaran, kegiatan e-commerce bisa dibedakan menjadi dua, yaitu e-commerce sederhana dan e-commerce otomat. Secara sederhana, website untuk kegiatan e-commerce menggunakan sistem statis ataupun shopping cart sederhana yang berguna untuk mengumpulkan daftar order dari pembeli. Selanjutnya proses transaksi melalui email dan menggunakan bank sebagai transaksi finalnya.

Sedangkan e-commerce otomatisasi, semua kegiatan order dan pembayaran dilakukan secara terintegrasi (otomatis) melalui website. Sehingga pemilik website hanya mengatur pengemasan produk dan mengirimkannya kepada pembeli. Proses transaksi dan manajemen keuangan sudah diwakili secara otomatis melalui website. Tetapi, pihak yang bermain dibelakang layar website tersebut cukup kompleks, meliputi pihak perusahaan penyedia pembayaran (payment gateway), Credit Card Interchance, Credit Card Isuer, Merchant Account dan Bank pemilik website. Pada akhirnya, penyediaan konsep e-commerce otomatisasi terbilang cukup mahal.

Diagram e-commerce otomat :

Di sela-sela sesi tanya jawab, seorang mahasiswa memberikan pertanyaan yang berintikan pesimistis terhadap permodalan dalam e-commerce. Meski kita mempunyai website, apakah tidak perlu modal untuk penyediaan produk/bahan baku, minimal sebagai stok? Jika kita tidak mempunyai modal, kita bisa memposisikan diri sebagai broker (pihak tengah) dalam berwirausaha melalui e-commerce. Produk bisa disediakan oleh orang lain/pengrajin/publisher, sedangkan kita yang mempunyai sistem e-commerce bertugas sebagai marketing atau penjual langsung. Maka, dibutuhkan kepiawaian dalam penyediaan bahan baku tanpa harus keluar modal.

Di akhir seminar, saya memberikan gambaran bahwa e-commerce bisa diterapkan oleh siapapun juga. Tidak hanya terbatas pada seseorang yang belajar (fakultas) Ilmu Komputer saja. Asalkan menerapkan basis implementasi e-commerce diatas, maka kita semua bisa memanfaatkan e-commerce sebagai lahan usaha.

langkah-langkah utama yang dapat membuat situs e-commerce

Situs e-commerce cenderung memberikan rasa paling nyaman dalam berbelanja, inilah yang menjadi sebab semakin banyaknya pembeli yang melakukan transaksi online untuk mendapatkan barang yang mereka inginkan. Mulai dari produk makanan, pakaian, hingga kecantikan dan kesehatan.

Walau demikian tapi ternyata tidak setiap situs web e-commerce benar-benar dirancang untuk kenyamanan pengunjung, web e-commerce seperti ini dapat kehilangan pelanggan potensial dengan mudah bahkan sebelum mereka melakukan pembelian. Desain web yang baik adalah aturan dasar jika Anda ingin membuat website kompetitif untuk menjual produk atau layanan online.

Berikut gambaran singkat tentang langkah-langkah utama yang dapat membuat situs e-commerce menghasilkan lebih banyak uang

1. Berikan navigasi yang mudah, Pengunjung dari situs e-commerce Anda selalu mencari visibilitas yang jelas dan mudah ditelusuri.Hal tersebut akan memudahkan calon pembeli untuk melihat-lihat produk yang anda ditawarkan dan melakukan perbandingan. Karena itulah berikan mereka alur yang mudah, semakin mudah akan semakin besar juga calon pelanggan melakukan pembelian
2. Akses yang cepat, meski membuat desain yang menarik menjadi faktor penentu keberhasilan e-commerce namun jangan pernah lupakan soal akses. Jangan biarkan pengunjung merasa kesal hanya karena menunggu terlalu lama, boleh saja menggunakan flash atau gambar untuk mempercantik. tapi sebaiknya perhatikan juga ukurannya agar tidak terlalu memberatkan
3. Konten yang menarik, ketika menulis artikel dalam website anda dapat memasukkan kata kunci yang berkaitan dengan produk. Misalkan anda membahas tentang web hosting maka perbanyaklah artikel tentang web hosting. Begitu juga dengan bisnis lain, berikan artikel dan konten menarik yang bermanfaat bagi pengunjung
4. Struktur yang jelas, halaman website yang tidak beraturan akan terlihat tidak professional. Hal ini sudah pasti memberikan rasa enggan kepada calon pelanggan, karena kredibilitas dan profesionalisme anda diragukan pada kesan pertama

Dengan desain web yang eye-catching dan tampak profesional, situs e-commerce Anda juga akan memiliki kecenderungan untuk berhasil dalam dunia bisnis online yang kompetitif .

Pengertian E-Commerce

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunanya kini ialah e-commerce. Makhluk apa sesungguhnya e-commerce itu, bagaimana ia dapat mempermudah penggunanya, serta peran pentingnya akan dibahas dalam tulisan ini.

Pengertian E-Commerce

Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik. Jelas, selain dari yang telah disebutkan di atas, bahwa kegiatan perniagaan tersebut merupakan bagian dari kegiatan bisnis. Kesimpulannya, “e-commerce is a part of e-business”.

Media elektronik yang dibicarakan di dalam tulisan ini untuk sementara hanya difokuskan dalam hal penggunaan media internet. Pasalnya, penggunaan internetlah yang saat ini paling populer digunakan oleh banyak orang, selain merupakan hal yang bisa dikategorikan sebagai hal yang sedang ‘booming’. Perlu digarisbawahi, dengan adanya perkembangan teknologi di masa mendatang, terbuka kemungkinan adanya penggunaan media jaringan lain selain internet dalam e-commerce. Jadi pemikiran kita jangan hanya terpaku pada penggunaan media internet belaka.

Penggunaan internet dipilih oleh kebanyakan orang sekarang ini karena kemudahan-kemudahan yang dimiliki oleh jaringan internet, yaitu:

Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar (huge/widespread network), layaknya yang dimiliki suatu jaringan publik elektronik, yaitu murah, cepat dan kemudahan akses.
Menggunakan electronic data sebagai media penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara mudah dan ringkas, baik dalam bentuk data elektronik analog maupun digital.

Dari apa yang telah diuraikan di atas, dengan kata lain; di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.

E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menyangkut konsumen (consumers), manufaktur (manufactures), service providers dan pedagang perantara (intermediaries) dengan menggunakan jaringan-jaringan komputer (komputer networks) yaitu internet.
Julian Ding dalam bukunya E-commerce: Law & Practice, mengemukakan bahwa e-commerce sebagai suatu konsep yang tidak dapat didefinisikan. E-commerce memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.

Sedangkan Onno W. Purbo dan Aang Wahyudi yang mengutip pendapatnya David Baum, menyebutkan bahwa: “e-commerce is a dynamic set of technologies, aplications, and business procces that link enterprises, consumers, and communities through electronic transaction and the electronic exchange of goods, services, and information”. Bahwa e-commerce merupakan suatu set dinamis teknologi, aplikasi dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan komunitas melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelayanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.
E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, antara perusahaan dengan pelanggan (customer), atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan public. Jika diklasifikasikan, sistem e-commerce terbagi menjadi tiga tipe aplikasi, yaitu:

· Electronic Markets (EMs).

EMs adalah sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan/menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu. Sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

· Electronic Data Interchange (EDI).

EDI adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial.
Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI sangat luas penggunaannya, biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika melakukan bisnis dagang dengan para supplier mereka.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

· Internet Commerce.

Internet commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi
informasi dan komunikasi untuk perdagangan. Kegiatan komersial ini seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.
Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti mempunyai keuntungan antara lain untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet; harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat; internet merupakan media promosi perusahaan
dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah; serta pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.

Karakteristik E-Commerce.

Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu :

Transaksi tanpa batas
Sebelum era internet, batas-batas geografi menjadi penghalang suatu perusahaan atau individu yang ingin go-international. Sehingga, hanya perusahaan atau individu dengan modal besar yang dapat memasarkan produknya ke luar negeri.Dewasa ini dengan internet pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara internasional cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan di situs-situs internet tanpa batas waktu (24 jam), dan tentu saja pelanggan dari seluruh dunia dapat mengakses situs tersebut dan melakukan transaksi secara on line.

Transaksi anonim
Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus bertemu muka satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari pembeli sepanjang mengenai pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia sistem pembayaran yang ditentukan, yang biasanya dengan kartu kredit.

Produk digital dan non digital
Produk-produk digital seperti software komputer, musik dan produk lain yang bersifat digital dapat dipasarkan melalui internet dengan cara mendownload secara elektronik. Dalam perkembangannya obyek yang ditawarkan melalui internet juga meliputi barang-barang kebutuhan hidup lainnya.

Produk barang tak berwujud
Banyak perusahaan yang bergerak di bidang e-commercen dengan menawarkan barang tak berwujud separti data, software dan ide-ide yang dijual melalui internet.

Implementasi e-commerce pada dunia industri yang penerapannya semakin lama semakin luas tidak hanya mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan global, namun telah membentuk suatu masyarakat tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik (Electronic Business Community). Komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai tempat bertemu, berkomunikasi, dan berkoordinasi ini secara intens memanfaatkan media dan infrastruktur telekomunikasi dan teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya sehari-hari. Seperti halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara berbagai pihak dengan beragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah pasar tersendiri tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply). Transaksi yang terjadi antara demand dan supply dapat dengan mudah dilakukan walaupun yang bersangkutan berada dalam sisi geografis yang berbeda karena kemajuan dan perkembangan teknologi informasi, yang dalam hal ini adalah teknologi e-commerce.

Secara umum e-commerce dapat diklasifasikan menjadi dua jenis yaitu; Business to Business (B2B) dan Business to Consumer (B2C).
Business to Business (B2B) adalah sistem komunikasi bisnis on-line antar pelaku bisnis, sedangkan Business to Consumer (B2C) merupakan mekanisme toko on-line (electronic shopping mall), yaitu transaksi antara e-merchant dengan e-customer

Dalam Business to Business pada umumnya transaksi dilakukan oleh para trading partners yang sudah saling kenal dengan format data yang telah disepakati bersama. Sedangkan dalam Business to Customer sifatnya terbuka untuk publik, sehingga setiap individu dapat mengaksesnya melalui suatu web server. Dalam kajian ini, untuk selanjutnya yang akan dibahas adalah Business to
Customer.

Mekanisme E-Commerce.

Transaksi elektronik antara e-merchant (pihak yang menawarkan barang atau jasa melalui internet) dengan e-customer (pihak yang membeli barang atau jasa melalui internet) yang terjadi di dunia maya atau di internet pada umumnya berlangsung secara paperless transaction, sedangkan dokumen yang digunakan dalam transaksi tersebut bukanlah paper document, melainkan dokumen
elektronik (digital document).

Kontrak on line dalam e-commerce menurut Santiago Cavanillas dan A. Martines Nadal, seperti yang dikutip oleh Arsyad Sanusi memiliki banyak tipe dan variasi yaitu :
Kontrak melalui chatting dan video conference;
Kontrak melalui e-mail;
Kontrak melalui web atau situs.

Chatting dan Video Conference adalah alat komunikasi yang disediakan oleh internet yang biasa digunakan untuk dialog interaktif secara langsung. Dengan chatting seseorang dapat berkomunikasi secara langsung dengan orang lain persis seperti telepon, hanya saja komunikasi lewat chatting ini adalah tulisan atau pernyataan yang terbaca pada komputer masing-masing.
Sesuai dengan namanya, video conference adalah alat untuk berbicara dengan beberapa pihak dengan melihat gambar dan mendengar suara secara langsung pihak yang dihubungi dengan alat ini. Dengan demikian melakukan kontrak dengan menggunakan jasa chatting dan video conference ini dapat dilakukan secara langsung antara beberapa pihak dengan menggunakan sarana komputer atau monitor televisi.

Kontrak melalui e-mail adalah salah satu kontrak on-line yang sangat populer karena pengguna e-mail saat ini sangat banyak dan mendunia dengan biaya yang sangat murah dan waktu yang efisien. Untuk memperoleh alamat e-mail dapat dilakukan dengan cara mendaftarkan diri kepada penyedia layanan e-mail gratis atau dengan mendaftarkan diri sebagai subscriber pada server atau ISP tertentu. Kontrak e-mail dapat berupa penawaran yang dikirimkan kepada seseorang atau
kepada banyak orang yang tergabung dalam sebuah mailing list, serta penerimaan dan pemberitahuan penerimaan yang seluruhnya dikirimkan melalui e-mail.
Di samping itu kontrak e-mail dapat dilakukan dengan penawaran barangnya diberikan melalui situs web yang memposting penawarannya, sedangkan penerimaannya dilakukan melalui e-mail.

Kontrak melalui web dapat dilakukan dengan cara situs web seorang supplier (baik yang berlokasi di server supplier maupun diletakkan pada server pihak ketiga) memiliki diskripsi produk atau jasa dan satu seri halaman yang bersifat self-contraction, yaitu dapat digunakan untuk membuat kontrak sendiri, yang memungkinkan pengunjung web untuk memesan produk atau jasa tersebut.
Para konsumen harus menyediakan informasi personal dan harus menyertakan nomor kartu kredit.
Selanjutnya, mekanismenya adalah sebagai berikut:
- untuk produk on line yang berupa software, pembeli diizinkan untuk men-download-nya;
- untuk produk yang berwujud fisik, pengiriman barang dilakukan sampai di rumah konsumen;
- untuk pembelian jasa, supplier menyediakan untuk melayani konsumen sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam perjanjian.

Mekanisme transaksi elektronik dengan e-commerce dimulai dengan adanya penawaran suatu produk tertentu oleh penjual (misalnya bertempat kedudukan di USA) di suatu website melalui server yang berada di Indonesia (misalnya detik.com). Apabila konsumen Indonesia melakukan pembelian, maka konsumen tersebut akan mengisi order mail yang telah disediakan oleh pihak penjual.

Tingkatan management

1.       Manajemen Informasi

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.

Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :

v    Manusia

v    Material

v    Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

v    Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer

adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :

Ø  Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi

Ø  Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin

Ø  Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.

Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :

1.            Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

2.            Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.

3.            Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.

4.            Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun  internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).

5.            Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

Peningkatan kemampuan komputer,  Manajemen Data dan Komunikasi :

Trend Manajemen Data

o   Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen

·         File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu è  untuk beberapa aplikasi  è untuk corporate data files (diperlukan database sistems)

Ø   Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

o   Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data

·         Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

o   Ditinjau dari Segi Asal Data

·         Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data Internal  kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .

• Ditinjau dari Segi Jenis Data

·         Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.

Trend Komunikasi

v   Ditinjau dari Luas Cakupan

·         Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-based information sistem).

v   Ditinjau dari Infrastruktur

·         Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.

Gambar 1.1. Penggunaan Mainframe

Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer

v   Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi

Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari

·         Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas  (Wide Area Network  - WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.

 

Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)

·         Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).

v   Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung

·                   Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based equipment)

Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya

2.       Pengguna dan Pelaku Sistem Informasi

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

·         Manajer  

·         Non-manajer

·         Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.

Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :

·                     Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

·                     Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.

·                     Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)

Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan bentuk penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar 1.5 dan Gambar 1.6.

 

Gambar 1.5. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Sumber Informasi

Gambar 1.6. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Bentuk Penyajian Informasi

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

·                     Bidang fungsional keuangan (Finance

)

·                     Bidang fungsional jasa informasi (Information services)

·                     Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

·                     Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

·                     Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya. Gambar 1.7 memperlihatkan hubungan tersebut dalam suatu perusahaan manufaktur.

Gambar 1.7.

Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :

1.                  Perencanaan (Planning

)

2.                  Penataan atau pengorganisasian (Organizing)

3.                  Penyusunan Staf (Staffing)

4.                  Pengarahan (Directing)

5.                  Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

            Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Pada Gambar 1.8 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.

Gambar 1.8. hubungan tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen

Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah  Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :

·               Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

Ø   Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;

Ø   Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;

Ø   Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.

·               Informational roles (aktivitas informasi) :

Ø   Monitor  (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;

Ø   Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya;

Ø   Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.

·               Decisional roles (aktvitas keputusan) :

Ø   Entrepreneur  (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;

Ø   Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga;

Ø   Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;

Ø   Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :

1.            Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.

2.            Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Kaitan kedua bentuk keahlian tersebut tampak pada Gambar 1.9.

Gambar 1.9. Informasi dan dua bentuk keahlian yang mendasar

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu

1.            Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

2.            Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

Misi Sistem Informasi :

Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Tujuan Sistem Informasi :

Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)

3.        SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

Ø    Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.

Ø    Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

Ø    Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;

Ø    Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :

a.                   harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan sistem ?

b.                  Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan terhadap suatu sistem ?

Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut dapat dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

Ø    Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik

Ø    Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

Ø    Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci;

Ø    Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;

Ø    Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;

Ø    Melihat keterkaitan antar unit;

Ø    Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Data Vs Informasi

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya.

 Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.

v 

v 

v 

v 

v 

v 

v 

v 

v 

4.       Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :

þ   Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

þ   Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

þ   Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

þ   Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

þ   Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

            Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem). Gambar 1.10 menunjukkan model CBIS.

 

Gambar 1.10. Pemecahan Masalah dengan CBIS subsistem

Information specialist :

Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

§     Sistem analyst

§     Database administrator

§     Network specialist

§     Programmer

§     Operator

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer.

 

Gambar 1.11. Rantai Komunikasi Tradisional

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat basis data yang berisi data yang diperlukan  untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta pengelolaannya.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.

End User Computing

Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (user).

Perkembangan metode ini didukung oleh :

·                     Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;

·                     Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;

·                     Perangkat keras yang harganya semakin murah;

·                     Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.

Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi konsultan.

 

Gambar 1.12. Model End User Computing

Justifikasi dan Pengembangan CBIS

Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Selanjutnya pada keadaan kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.

Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu adalah hal yang nyaris mustahil.

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.

Pengembangan CBIS

Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle – SLC).

Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

Ø   Tahap Perencanaan,

Ø   Tahap Analisis,

Ø   Tahap Rancangan,

Ø   Tahap Penerapan,

Ø   Tahap Penggunaan.

Tahapan tersebut dapat digambarkan seperti nampak pada Gambar 1.13.

Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS.

Gambar 1.13. Pembangunan dan Pengembangan Sistem Model SLC

            Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.

            Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14.

            Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem.

Fase		Manajer		Information Specialist
Planning		Define problem		Support
Analysis		Control		Sistem study
Design		Control		Design sistem
Implementation		Control		Implement sistem
Use		Control		Make available

Gambar 1.14. Hubungan Perana Manajer dan Spesialis Informasi

5.       Ikhtisar

Informasi adalah salah satu dari 5 (lima) jenis utama suberdaya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis proses suatu organisasi atau perusahaan menjadi rumit dan kemampuan komputer berkembang.

Output komputer digunakan oleh manajer, non manajer, dan orang-orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada semua tingkatan dan dalam semua bidang fungsional. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi mereka dan memainkan peran mereka, mereka menambah keahlian komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tenatng komputer dan informasi.

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menurut satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan output. Sistem yang berhubungan dengan lingkungannya disebut sistem terbuka, seangkan sebaliknya disebut dengan sistem tertutup.

Tedapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, kemudian diubah menajdi informasi oleh pengolah informasi. Sedangkan informasi memiliki arti bagi pemakainya. Pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal dan eksternal dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Komputer pada awalnya digunakan sebagai sistem informasi akuntasi (SIA) yang merupakan bagian dari pemrosesan data (EDP), kemudian berkembang kearah pengolahan informasi (SIM). Selanjutnya berkembang sebagai sistem pendukung keputusan (DSS), kantor virtual atau otomasi kantor (OA), dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based sistems). Kelima bidang aplikasi tersebut membentuk sistem informasi berbasis komputer (CBIS).

CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang bertanggungjawab atas tiap tahap siklus hidup sistem.